Une activité reposant sur des volumes importants de données personnelles
Des données sensibles entre les mains des prestataires RH
Les entreprises spécialisées dans la mise à disposition de personnel (intérim, cabinets de recrutement, portage salarial, groupements d’employeurs…) traitent un grand nombre de données personnelles : CV, coordonnées, numéro de Sécurité sociale, données de santé liées à l’aptitude au poste, etc.
Ce traitement de données implique une grande responsabilité et impose de respecter les exigences du RGPD à chaque étape du processus RH.
Un rôle de sous-traitant… mais pas uniquement
Ces structures interviennent souvent comme sous-traitants des entreprises clientes, au sens du RGPD. Cela implique la signature d’un contrat conforme à l’article 28 du RGPD. Toutefois, elles peuvent aussi être responsables de traitement dans certaines situations, notamment pour la gestion de leur propre personnel mis à disposition.
Sécuriser les traitements à chaque étape du cycle RH
Registre des traitements et documentation obligatoire
L’entreprise doit recenser l’ensemble de ses traitements RH : recrutement, gestion du personnel, paie, formation, gestion des absences, etc. Chaque traitement doit être justifié par une base légale et encadré par des mesures de sécurité documentées.
Collecte loyale et informative
Les candidats et les salariés doivent être informés des modalités de traitement de leurs données : finalité, durée de conservation, droits, identité du responsable du traitement, base légale… Cette information peut être fournie via une notice remise à l’embauche ou intégrée au dossier de candidature.
Renforcer la sécurité des données et la conformité contractuelle
Confidentialité et accès restreint
Les données RH étant particulièrement sensibles, un accès strictement limité aux personnels habilités est indispensable. Cela passe par une gestion rigoureuse des habilitations, des mots de passe robustes et le chiffrement des données sensibles.
Encadrement des transferts et des partenaires
En cas de transfert de données à l’étranger (notamment vers des outils de paie ou de gestion hébergés hors UE), des garanties adéquates doivent être mises en place. De plus, tout prestataire technique ou administratif doit être lié par un contrat conforme au RGPD.
Respecter les droits des salariés et des candidats
Organisation du traitement des demandes
Les salariés ou candidats peuvent exercer leurs droits d’accès, de rectification, de limitation, voire d’effacement de leurs données. L’entreprise doit être en mesure de répondre dans un délai d’un mois, en s’appuyant sur un processus formalisé.
Conclusion
La gestion externalisée des ressources humaines nécessite une vigilance accrue en matière de protection des données personnelles. Le RGPD impose aux entreprises du secteur de structurer leur conformité, tant en tant que sous-traitants qu’en tant que responsables de traitement. Transparence, sécurité, documentation : trois piliers indispensables pour concilier efficacité opérationnelle et respect des droits fondamentaux.
