La CNIL, en collaboration avec le ministère des sports et des Jeux olympiques et paralympiques, le Comité national olympique et sportif français (CNOSF), et le Sport Data Hub (SDH), a entrepris des travaux pour soutenir les professionnels du secteur du sport dans leur démarche mise en conformité à la législation applicable en matière de protection des données personnelles.
Ces travaux visent à guider les clubs, fédérations, et toute autre entité du domaine sportif dans la gestion des données personnelles, parfois sensibles, collectées au cours de leurs activités. Des fiches thématiques, enrichies d’exemples concrets, ont été élaborées en réponse aux besoins spécifiques du secteur sportif :
- La première aborde le contrôle des antécédents judiciaires des intervenants
- La deuxième rappelle les règles de conservation des données personnelles et propose une méthodologie pratique pour définir des durées pertinentes.
Le réseau national Agence RGPD a décidé de consacrer son article à la gestion des durées de conservation des données personnelles dans le secteur sportif. Reprenant ses trois niveaux de conservation, l’autorité de contrôle (CNIL) nous délivre les règles qui s’appliquent en l’espèce :
Phase 1 : Base active
Description : les données sont nécessaires pour la gestion courante de l’organisme c’est-à-dire qu’elles sont nécessaires au bon fonctionnement du club, de la fédération, de la ligue ET sont accessibles dans l’environnement de travail immédiat par les membres du personnel habilité à les traiter en raison de leur fonction.
Exemples :
- Concernant le sportif professionnel, à des fins de gestion de la paie, le bulletin de paie est conservé pendant 1 mois, à compter de son émission.
- Concernant la délivrance des licences, les données collectées à cette fin sont conservées pendant la durée de validité de la licence (soit 1 an), renouvelable autant de fois que la licence.
Phase 2 : Archivage intermédiaire
Définition : les données présentent un intérêt, notamment administratif et/ou pour répondre à une obligation légale, mais ne sont plus nécessaires à la gestion courante. Si cela est justifié, les données peuvent être conservées pour des raisons légales (ex : comptabilité) ou pour gérer un contentieux. Les données ne doivent plus être conservées dans l’environnement de travail immédiat (base active).
Exemple : reprenant l’illustration du bulletin de paie, ce document est conservé par l’employeur pendant 5 ans à compter de son émission.
Phase 3 : Archivage définitif
Définition : les données peuvent être conservées sans limitation de durée, dans des conditions très strictes notamment fixées par le code du patrimoine. Cela concerne uniquement les fichiers mis en œuvre à des fins archivistiques dans l’intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques.
Exemple : concernant la délivrance des licences, à l’issue de la conservation en base active, les données sont supprimées ou anonymisées.
