Le 15 novembre dernier, la CNIL a publié un nouveau référentiel « durées de conservation » pour les traitements de données personnelles les plus fréquents dans les secteurs sociaux et médico-sociaux. Ce référentiel offre une orientation décisionnelle en guidant les responsables de traitement sur les durées imposées par la réglementation (notamment le code de l’action sociale et des familles ainsi que le code de la santé publique) et les durées recommandées par la CNIL, servant ainsi de repères essentiels.
Rappel :
La CNIL a développé une approche autour de trois niveaux de conservation des données : les archives courantes (utilisation courante des données, aussi dénommée « base active ») ; les archives intermédiaires (les données ne sont plus utilisées mais doivent être, par exemple, conservées pour répondre à une obligation légale) et enfin les archives définitives (destruction ou anonymisation).
Exemples de durées de conservation pour les secteurs social et médico-social :
Appels aux dons (associations) :
- Base active – auprès des membres : durée nécessaire à la réalisation de l’objectif poursuivi par la collecte / auprès des prospects : durée nécessaire à la réalisation de la campagne de collecte de dons.
- Archivage intermédiaire : en cas d’opposition, 3 ans à compter du dernier contact émanant de la personne.
Accueil, hébergement et accompagnement social et médico-social (hors dossiers médical) :
- Base active : 2 ans à compter du dernier contact avec la personne ayant fait l’objet de l’accompagnement.
- Archivage intermédiaire : les données peuvent parfois être conservées pour répondre à une obligation légale (ex : obligation comptable, sociale ou fiscale) ou en raison de l’intérêt administratif qu’elles présentent (ex : utilisation à des fins probatoires dans la limite du délai de prescription/forclusion applicable).
Plus d’information rapprochez-vous d’une de vos agences RGPD.
