Bon à savoir : les modalités de dématérialisation des bulletins de salaire

A l’ère du « tout numérique », force est de constater un recours fréquent aux dispositifs de dématérialisation des bulletins de salaire.

Aussi, le 13 mai 2009, le Code du travail conférait au bulletin de paie électronique (BPE) la même valeur juridique que la version « papier ». Dès lors, si le recours à un dispositif de dématérialisation des fiches de paie présente des avantages considérables, notamment en termes de sécurité et de disponibilité, il suppose également la mise en œuvre de nouvelles modalités en matière de protection des données personnelles :

  • Si depuis le 1er janvier 2017, les employeurs (responsables du traitement) ont la possibilité d’opter pour la dématérialisation des bulletins de salaire sans avoir à recueillir le consentement de leurs salariés au préalable, l’employeur qui déploie la dématérialisation doit en informer préalablement le salarié, dans un délai d’un mois au déploiement ou au moment de l’embauche et avant la remise du premier bulletin de paie.
  • Néanmoins : le salarié peut faire part de son opposition à tout moment, préalablement ou postérieurement à la première émission du bulletin de paie sous forme électronique. Ce changement doit s’opérer au plus tard dans les trois mois suivants la notification du salarié.
  • L’employeur doit garantir au salarié la disponibilité de ses bulletins de paie émis sous forme électronique pendant 50 ans ou jusqu’au 75 ans du salarié.
  • L’employeur conserve néanmoins un double du bulletin de paie, soit sous format papier, soit sous format électronique, pendant une durée de 5 ans.
  • Le bulletin de salaire électronique doit être disponible à tout moment pour les salariés : il est déposé par l’employeur dans un espace sécurisé.
  • Si l’employeur fait appel à un prestataire pour la dématérialisation et la mise à disposition des bulletins de salaire et que ce service ferme à la suite d’une cessation d’activité, il doit prévenir les employés 3 mois avant la fermeture du service pour leur permettre de récupérer leurs bulletins de paie.

    Il est donc tout à fait envisageable qu’au sein d’une même entreprise certains salariés reçoivent un bulletin de paie en version papier et d’autres un bulletin de paie sous forme électronique.

    Quelles durées de conservation appliquer dans le cadre de la prospection ?

    Données des clients utilisées à des fins de prospection commerciale :

    • Jusqu’à l’exercice du droit d’opposition ou le retrait du consentement ;

    OU, au plus tard

    • En base active, le temps de la relation commerciale ;
    • En archivage intermédiaire pour une durée maximale de 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale.

     

    Données de prospect non-client :

    • Jusqu’à l’exercice du droit d’opposition ou le retrait du consentement ;

    OU, au plus tard

    • Pendant 3 ans à compter de leur collecte par le responsable de traitement ou du dernier contact émanant du prospect (ex : demande de documentation, clic sur un lien hypertexte contenu dans un courriel de prospection). La simple ouverture d’un mail ne devrait pas être considérée comme un contact émanant du prospect.
    • Au terme de ce délai, le responsable de traitement pourra reprendre contact avec la personne concernée afin de savoir si elle souhaite continuer à recevoir des sollicitations commerciales. En l’absence de réponse positive, il conviendra de supprimer les données.
    Les données publiquement accessibles sur le web peuvent-elles être utilisées à des fins de prospection commerciale ?

    Si les données à caractère personnel sont librement accessibles, elles ne sont pour autant pas librement réutilisables à des fins de prospection. Autrement dit, le responsable de traitement qui entend « aspirer » des données publiques afin de les réutiliser pour ses opérations de prospection, doit se poser plusieurs questions :

    • Quelle est la base légale mobilisable pour cette opération de collecte ? 
    • Quelles sont les attentes raisonnables des personnes concernées ? 

    Cas pratique : une personne publie sur un site de ventes entre particulier, une annonce, incluant son numéro de téléphone. La CNIL a considéré que le consentement de la personne concernée était requis.

    Bien sûr, la personne concernée devra être informée de cette collecte indirecte, dans les conditions prévues par l’article 14 du RGPD.

    Enfin, la transmission des données personnelles à des partenaires à des fins de prospection est également encadrée au sein d’un référentiel publié par la CNIL le 3 février 2022 relatif au traitements de données mis en œuvre aux fins de gestion des activités commerciales

    Vite, j’accède au référentiel publié par la CNIL.

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