A l’ère du « tout numérique », force est de constater un recours fréquent aux dispositifs de dématérialisation des bulletins de salaire.
Aussi, le 13 mai 2009, le Code du travail conférait au bulletin de paie électronique (BPE) la même valeur juridique que la version « papier ». Dès lors, si le recours à un dispositif de dématérialisation des fiches de paie présente des avantages considérables, notamment en termes de sécurité et de disponibilité, il suppose également la mise en œuvre de nouvelles modalités en matière de protection des données personnelles :
- Si depuis le 1er janvier 2017, les employeurs (responsables du traitement) ont la possibilité d’opter pour la dématérialisation des bulletins de salaire sans avoir à recueillir le consentement de leurs salariés au préalable, l’employeur qui déploie la dématérialisation doit en informer préalablement le salarié, dans un délai d’un mois au déploiement ou au moment de l’embauche et avant la remise du premier bulletin de paie.
- Néanmoins : le salarié peut faire part de son opposition à tout moment, préalablement ou postérieurement à la première émission du bulletin de paie sous forme électronique. Ce changement doit s’opérer au plus tard dans les trois mois suivants la notification du salarié.
- L’employeur doit garantir au salarié la disponibilité de ses bulletins de paie émis sous forme électronique pendant 50 ans ou jusqu’au 75 ans du salarié.
- L’employeur conserve néanmoins un double du bulletin de paie, soit sous format papier, soit sous format électronique, pendant une durée de 5 ans.
- Le bulletin de salaire électronique doit être disponible à tout moment pour les salariés : il est déposé par l’employeur dans un espace sécurisé.
- Si l’employeur fait appel à un prestataire pour la dématérialisation et la mise à disposition des bulletins de salaire et que ce service ferme à la suite d’une cessation d’activité, il doit prévenir les employés 3 mois avant la fermeture du service pour leur permettre de récupérer leurs bulletins de paie.
Il est donc tout à fait envisageable qu’au sein d’une même entreprise certains salariés reçoivent un bulletin de paie en version papier et d’autres un bulletin de paie sous forme électronique.
