Les structures fournissant des services administratifs de bureau jouent un rôle clé dans la gestion quotidienne des entreprises : traitement de courriers, saisie de données, gestion documentaire, standard téléphonique ou encore archivage.
Ces prestations impliquent la manipulation de nombreuses données personnelles, souvent au nom de clients tiers, ce qui expose fortement les acteurs à des obligations strictes en matière de RGPD.
Un rôle de sous-traitant dans la majorité des cas
Les entreprises de ce secteur interviennent rarement comme responsables de traitement. En effet, elles agissent en sous-traitance, au nom de leurs clients, pour organiser, centraliser ou exploiter des données.
Ce rôle implique :
- De traiter uniquement les données nécessaires à l’exécution du service,
- De ne pas utiliser les données à d’autres fins que celles prévues par le contrat,
- De se conformer strictement aux instructions du client.
Des obligations RGPD à mettre en œuvre dès le début de la prestation
1. Formaliser la relation contractuelle
Tout contrat avec un client doit intégrer les clauses prévues par l’article 28 du RGPD :
- Description claire des traitements effectués,
- Engagements en matière de collaboration et de sécurité,
- Assistance dans la gestion des droits des personnes concernées.
2. Sécuriser les données à chaque étape
Les données personnelles peuvent circuler sous divers formats : papier, Excel, courriels, intranets…
Il est donc indispensable de :
- Mettre en place des procédures de confidentialité pour les collaborateurs,
- Utiliser des outils sécurisés de partage et d’archivage,
- Limiter les accès aux seules personnes habilitées.
Protéger les données traitées pour le compte de tiers
Encadrer l’accès aux informations sensibles
Même si les services ne génèrent pas toujours des fichiers internes, ils traitent des éléments parfois très sensibles :
- Données RH (paie, arrêts maladie, candidatures),
- Comptabilité et facturation,
- Informations clients ou fournisseurs.
Ces données doivent être protégées comme si elles appartenaient à l’entreprise de traitement.
Prévoir la gestion des violations de données
Tout incident (perte de documents, envoi à un mauvais destinataire, accès non autorisé) doit :
- Être signalé au client responsable du traitement,
- Donner lieu à une analyse de risque,
- Faire l’objet d’une traçabilité formelle.
Le DPO en appui : un accompagnement stratégique
Même sans traitement massif de données, il est pertinent de désigner un Délégué à la protection des données ou de recourir à un DPO externalisé.
Son rôle :
- Accompagner la mise en conformité,
- Structurer les processus de sécurité,
- Conseiller sur les relations contractuelles avec les clients.
Conclusion
Les entreprises de services administratifs gèrent des flux de données permanents.
Même si elles n’en sont pas responsables au sens strict du RGPD, elles doivent prouver leur fiabilité et mettre en place un encadrement rigoureux de leurs prestations.
Cette démarche de conformité constitue un avantage concurrentiel, gage de professionnalisme et de confiance pour les clients.
