Dans le cadre de la fonction RH, la collecte de données personnelles est un processus inévitable. En effet, que ce soit pour le recrutement, pour les paies, ou encore pour la gestion du personnel, cette activité implique le traitement de nombreuses données à caractère personnel.
Pour vous permettre de mieux comprendre, voici quelques mesures que vous pouvez mettre en place dans votre entité :
1/ Le consentement :
Le consentement est une des bases légales prévues par le RGPD. Le RGPD impose que ce consentement soit libre, spécifique, éclairé et univoque.
Concernant les traitements RH, le consentement doit faire l’objet d’une attention particulière du fait de la relation de dépendance entre employeur et employé. Pour que ce dernier soit libre, l’acceptation ou le rejet d’une proposition ne doit entrainer aucune conséquence sur la situation de l’employé.
2/ La collecte de données :
Dans le cadre de sa fonction, le RH doit s’assurer de ne collecter que les données strictement nécessaires à la finalité du traitement.
Par exemple, conserver les données d’un candidat non retenu n’apparaît pas utile car cela ne poursuit pas d’objectif précis. Elles doivent donc être supprimées (sauf consentement du candidat).
3/ Durées de conservation :
Le RH doit respecter les durées de conservation des données, qui varient en fonction de la finalité du traitement.
Par exemple, les certificats d’incapacité de travail ne doivent pas être conservés plus de 5 ans.
4 / L’exercice de droits :
La personne concernée doit pouvoir exercer ses droits (droit d’accès, de rectification, d’effacement, d’opposition, de limitation et de portabilité).
Par exemple, le service RH doit être en mesure de fournir au salarié qui en fait la demande, la liste de toutes les données qui le concerne.
5/ La transparence
L’entreprise doit faire preuve de transparence, c’est-à-dire qu’elle doit fournir de manière compréhensible et accessible des informations sur les conditions dans lesquelles les traitements sont effectués.
Vous pouvez par exemple intégrer ces informations dans le contrat de travail.
